Cosa fare se il tempo non basta mai e le cose da fare sono troppe?

È un fatto: conduciamo una vita maledettamente veloce, facciamo troppe cose e ci sentiamo/siamo sempre costantemente in ritardo.
Arriviamo alla sera che siamo stanchi come se avessimo estratto galena dalle miniere di Gennamari. Cerchiamo di recuperare dormendo, ma, spesso ci svegliamo più stanchi di quando siamo andati a dormire. E il tempo non basta mai. E le cose da fare non diminuiscono. E la gente intorno continua a chiederti favori, aiuto, aggiungendo da farsi al da farsi. Ma bisogna capire se stiamo usando in modo intelligente il nostro tempo, se lo stiamo sprecando o ce lo stiamo facendo rubare.

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Multitasking, distrazioni e priorità

Un termine che gira davvero tanto in questi ultimi anni è “multitasking”, ovvero la capacità (più presunta che reale) di fare più cose contemporaneamente e tutte in maniera eccellente. Tipico è l’esempio delle signore che dicono che in macchina riescono a:

  • guidare
  • truccarsi
  • parlare a telefono
  • dare retta al navigatore
  • rispondere ai messaggi

La verità è che così aumentano i tamponamenti e gli incidenti.

Noi non siamo progettati per il multitasking. Il nostro organismo fa più cose insieme (respira, fa circolare il sangue, recepisce informazioni ambientali, etc.) ma questo è molto diverso dalla gestione cognitiva di più attività in contemporanea.

Quello che possiamo fare è passare spesso da un’attività all’altra, interrompendone una per dedicarci ad un’altra. L’esempio è quando stiamo lavorando e ci arriva una notifica sul telefono. Oppure ci viene in mente che dobbiamo rispondere ad una mail. Oppure facciamo quella “telefonata veloce” nel bel mezzo di una riunione. Oppure ancora… insomma, lo sai anche tu, vero?

Il punto è che così facendo viviamo nell’illusione di fare tante cose, ci auto gratifichiamo perchè siamo persone indaffarate, ma il nostro livello di efficienza è spesso molto basso perchè il nostro cervello non è fatto per gestire a lungo questi ritmi. Presto o tardi ci sentiamo stanchi, sovraccarichi, svogliati e rischiamo di fare più errori.

Inoltre, sembra, che questo sia un buon modo per invecchiare più velocemente.

Eh, già.

Ma non solo, distribuendo (male) l’attenzione su più attività magari ti sembra di fare molte cose, ma in buona sostanza, con il tempo, abbassi il livello di accuratezza e aumenti le possibilità di errori più o meno banali fino a più o meno gravi. Se pensi che a te non accadrà mai, allora auguri.

Per aumentare la produttività e ridurre il “rumore mentale”, cerca di eliminare le distrazioni derivanti da:

  • Notifiche del telefono
  • Email
  • Altri colleghi (quando possibile, quanto meno)

Non è impossibile.
Il telefono puoi metterlo nel cassetto con il silenzioso per il tempo che ti serve rimanere focalizzato.
Il programma di posta elettronica puoi chiuderlo fino a che non hai finito di fare ciò che è importante e prioritario.
Gli altri colleghi possono essere gentilmente invitati a tornare da te tra un’ora, mezz’ora, due ore… il tempo che ti serve.

Scoprirai che, incredibilmente, si può fare.

Capire quali sono le reali priorità con la Matrice di Covey

Siccome mi piacciono le soluzioni concrete ti consiglio di organizzare la tua giornata secondo un sistema semplice che non è quello basato sulle “to do list” . Si chiama Matrice di Covey (derivata dallo schema di Eisenhower) che ti puoi creare su un qualsiasi foglio di carta che dividerai in quattro quadranti come nell’immagine qui sotto.

All’interno di ogni quadrante scriverai le cose che hai da fare durante la giornata dividendole per categorie:

  • Importanti e urgenti: stanno nel primo quadrante. Sono quelle critiche, non rimandabili.
  • Importanti, ma non urgenti: nel secondo quadrante. È importante che vengano fatte, ma possono essere schedulate, per esempio, nella tarda mattinata.
  • Urgenti non importanti: sono quelle che Covey definisce “gli inganni”. Tipiche dei colleghi che entrano e ti piazzano una pratica sul tavolo dicendo che è questione di vita o di morte, ma solo perchè non hanno voglia di farlo loro. O dei figli. Ricordati quindi le tue priorità.
  • Non urgenti e non importanti: queste sono quelle generano spreco di tempo e ti affollano la giornata di attività inutili. Lasciale per ultime o, se puoi, evitale proprio.

Questo sistemino lo puoi applicare tanto alla vita lavorativa che a quella personale.
Ma, attenzione, la matrice da sola non basta.

Le trappole dell’emergenza e il potere delle scadenze

Troppo spesso la frase ricorrente, soprattutto in ambito professionale, è: “mi serve per ieri“.
Quante volte l’hai sentita?
La trappola è quindi che tutto diventa Urgente e Importante (primo quadrante).
La verità è che non è quasi mai vero e lavorando sempre nel primo quadrante si lavora sempre sui problemi, si lavora male e si rischiano più errori e fraintendimenti.

Lo scopo è togliersi di mezzo tutte le finte “priorità assoluta” imparando a dare delle scadenze. Imparando anche a negoziarle dove serve e – duro da digerire, ma non c’è un modo carino di dirlo – quando serve dire di no.

Lo so, ti sembra impossibile. Ma è solo questione di pratica.
Non è una battuta.

Un giorno ho scoperto che non potevo accontentare tutti e mi sono sentito più leggero #mindfulness Condividi il Tweet

Davvero. Se non impari a dire di no, in modo gentile, ma fermo, tutto sarà sempre urgente e vitale. Al lavoro e a casa, con i figli e con il partner. Con i vicini e con gli amici. E potremmo andare avanti davvero all’infinito.

Lo scopo della Matrice di Covey è insegnarci a organizzarci nel secondo quadrante in cui mettiamo ciò che è importante, ma non urgente.
L’urgenza è anche per le cose non importanti (terzo quadrante) e molte persone hanno spesso la sensazione di occuparsi di questioni costantemente urgenti, ma che sono spesso di poca sostanza.
Se impari a dare delle scadenze e a dire di no quando serve, in breve, riuscirai a gestire una maggiore qualità di attività, con meno distrazioni e con molta più soddisfazione.

D’altronde non ci sono molti modi per fare bene qualcosa se non prendersene cura.
Un modo come un altro per essere Mindfulness.

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